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Obter, gerenciar e comunicar a informação são peças importantes no ciclo empresarial
Importância da informação na empresa
- da obtenção da informação, da sua gerência e do ato de comunicar;
- do planejamento;
- da organização;
- gerir e tomar decisão;
- controlar.
Os pontos devem funcionar harmonicamente e os empresários devem ter em mente que não existe gestão sem informação.
A informação é um dado organizado, pertinente, oportuno, confiável e relevante. Existem alguns nomes significando a mesma coisa que, com certeza, você já ouviu: sistema de informação gerencial, informações executivas, sistema de informação de gestão etc.
O que deve fazer parte deste sistema de informações? Um sistema de informações deve ter, pelo menos, os registros diários da empresa (dados dos clientes os mais completos possíveis, pedidos, notas fiscais), dados inteligentes de mercados, observação da concorrência, busca de informações técnicas para melhoria dos produtos e serviços e a análise das informações cruzando os dados obtidos.
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A tecnologia da informação desenvolve de forma contínua sistemas e softwares para extração e comparação de dados — são os conhecidos ERP (Entreprise Resource Planing), chamados softwares de gestão. Nomes, endereços e seus hábitos e preferências de compras podem ser armazenados, pesquisados e trabalhados de forma a oferecer valiosos dados a respeito dos clientes atuais e em potencial.
Conforme nos ensina Kotler no seu livro Marketing para o século XXI: "Há uma enorme diferença entre dados, informações, conhecimento e sabedoria. A não ser que estes dados sejam processados em informações que, por sua vez, se transformarão em conhecimento, que mais tarde se torne sabedoria de mercado, quase tudo é desperdiçado."
Dados + pesquisa + inteligência de mercado = informações para o gestor
A observação é de grande importância quando feita de maneira certa, com o uso de técnica ou método certo, de forma independente e objetiva, sem deturpar o que foi observado. Tudo o que foi observado deve ser registrado — por que observar, qual a necessidade, o que deve ser observado, como e quando será feita a observação.
O gestor deve observar tudo, registrar, ouvir, falar o suficiente - o gestor é um comunicador, pois recebe informações de dentro e de fora da empresa, transmitindo as informações que julgar necessárias para a equipe, visando a boa gestão e o sucesso da empresa no mercado. A boa comunicação é a chave da gestão.
Empresário/Executivo: prepare um plano de observação adequado para a sua empresa, visando à coleta de informações que serão processadas com a utilização dos recursos de T.I., valiosos na permanência e crescimento no mercado.
Roberto Monti é consultor de Marketing. Co-autor do livro (IN)Fidelidade, Uma Questão de Qualidade Clientes Sonham, Empresas Concretizam.
Editora Virgo - São Paulo, 09/2000.